Email Ga Penting di Kantor

Saya sering banged terima email-email ga penting yang kemudian dibalas ke semua (reply to all maksudnya). Misalnya email yang isinya cerita-cerita basi, gosip artis lokal sampe india atau cuma pemberitahuan dari salah satu fungsi yang memberitahukan bahwasanya mereka...ih kok susah bahasanya....maksudnya orang-orang/fungsi yang selalu sesumbar ke all user setelah melakukan suatu kegiatan, terus di-reply to all sama orang-orang ga penting yang suka numpang beken. Yang bikin sebel bukan hanya si email itu sendiri, tapi pengiringnya berupa reply-reply ga penting yang isinya cuma "biar dikenal - dikira care - penuh perhatian - padahal kerjanya cuma browsing situs porno ato cari tiket murah" yang di-send to all user...ih...benci kali awak nengoknya, langsung delete permanen lah....menuh-menuhin bandwidth ajah! kadang juga saya dapat kiriman email porno, kalau yang bagus biasanya disimpan, tapi kalau jelek didelete (hehehe...muka mesum hati setan!).

Mengenai email-email ga penting tadi, saya punya beberapa saran yang mungkin bisa diterapkan agar mailbox anda bersih, rapi, tertata dan menyenangkan.

• Jangan pernah memberikan alamat email kantor ke teman-teman yang tidak sekantor dan tidak punya hubungan kerja, beri mereka alamat email alternatif anda, misalnya yahoo atau gmail. Hal ini untuk menghindari penuhnya mailbox anda dari email yang tidak terkait pekerjaan sehingga mailbox tidak lagi bisa menerima email masuk.
• Hindari mengirim alamat email kantor anda ke milist-milist yang tidak ada hubungannya dengan pekerjaan.
• Segera delete email masuk yang dianggap tidak penting.
  
• Selalu cek kapasitas mailbox agar tidak overload.
• Sebulan sekali, bersihkan mailbox anda. Gunakan kategori yang tercantum diatas (From, Subject, Receive, Size, Flag) untuk mempermudah pengelompokan. Delete-lah email-email yang sudah expired (misalnya peraturan yang sudah lebih dari 1 tahun dan tidak berlaku lagi), simpanlah attachment atau informasi penting ke dalam document dan delete dari mail box bila size-nya terlalu besar.
• Jangan me-reply to all bila ingin ikut-ikutan mengucapkan selamat atau mengomentari sesuatu, cukup kirim ke orang-orang yang terkait kecuali yang diminta adalah masukan/ide yang sengaja digulingkan ke forum.
• Hindari berbalas email yang ga penting, kecuali setelahnya anda rela meluangkan waktu untuk mendelete subject ga penting itu dari mailbox.
  

Bekla...(maksudnya : baiklah), sekian dulu dari saya, semoga bermanfaat.